La buena fortuna es lo que sucede cuando la oportunidad se encuentra con la planificación
Thomas Edison
Sin importar qué acción tenemos en mente, siempre partimos con una idea de lo que haremos y cómo lo haremos. A veces actuamos sin pensar mucho bien porque la acción forma parte de la rutina, la pensamos previamente o estamos tomados por alguna emoción fuerte.
Pero, cuando se trata de una acción nueva, compleja y cuyos resultados están rodeados de incertidumbre y riesgo, por seguro vamos a necesitar una lista de actividades a realizar y los recursos necesarios para llevarlas a cabo. A todo este esfuerzo se le conoce como planificación.
Hay muchos puntos de vista en torno a esto. Varios teóricos tienen definiciones diferentes aunque ello no implica que se contradigan sino que ven la planificación desde diferentes perspectivas.
Unos dicen que se trata de plantear varias metas y escoger una. Otros dicen que se trata de un método para saber de forma exacta lo que hará una organización. También hay quienes piensan que sirve para anticiparse a las acciones futuras o quienes dicen que se trata de escoger información con la cual se hacen suposiciones sobre el futuro y así escoger los objetivos a seguir.
Con base en esas ideas, podemos definir la planificación como un proceso que nos permite coordinar acciones con los demás a fin de alcanzar los objetivos propuestos de cara a posibles eventos futuros.
En vista de esto, es fácil decir que la planificación requiere:
- Conocimiento
- Estructura que permita la coordinación
- Flexibilidad
- Agilidad para responder a las emergencias
- Fin o propósito claro
La planificación y el conocimiento
Imagina que vas a la montaña con unos amigos a acampar. Ya llevan unas 6 horas de camino y todavía les falta 1 hora para llegar al punto de acampada. En medio de la conversación que están teniendo, alguien tropieza y se disloca un hombro, de alguna manera, al caer.
Varios se miran a las caras con preocupación sin saber qué hacer, pero uno de ellos conserva la calma, se acerca al herido y, con el protocolo de rigor, logra colocar el hombro en su sitio y saca una pomada desinflamante para aplicar en la zona.
¿Qué pasó aquí? Que alguien del grupo incluyó en su planificación aprender sobre primeros auxilios y cargar con un kit de medicinas porque sabía que podría darse el caso de que alguien necesitara asistencia en caso de alguna eventualidad.
Aunque no es complicado prever algo como eso, este sencillo ejemplo sirve para mostrar la importancia del conocimiento en la planificación. Saber que se corren ciertos riesgos al ir a la montaña más el reconocimiento de la incertidumbre inherente al futuro son elementos fundamentales para planificar.
Además de esto, el conocimiento que se tenga de aquello sobre lo cual se va a planificar también es importante. En nuestro ejemplo, como alguien planificó llevar un kit de medicinas y tomar un curso de primeros auxilios, es de suponer que sabía qué medicinas le serían útiles según los posibles eventos a los que podría enfrentarse.
Incluso, la idea de planificar la toma de un curso de primeros auxilios requirió conocimiento. ¿Por qué no tomó un curso de estética y belleza o un curso de preparación de sushi y yakitori? Pues porque sabía que iba a la montaña y esos cursos no le iban a ser útiles en la montaña en comparación con el de primeros auxilios.
Pasos para la planificación
Planificar puede ser un proceso aburrido… o no. Depende de cómo se aborde. Si piensas hacer una lista detallada de lo que hará alguien, no solo será aburrida sino laboriosa. Pero, si lo haces por algo que te apasiona y tienes presente siempre lo que quieres lograr mientras que sientes ya el agradecimiento por haberlo adquirido aunque no haya ocurrido aún, la historia es diferente.
También ocurre a veces que no sabemos por dónde empezar y nos abruma tanta cosa que evaluar. La verdad, lo ideal es empezar por el principio y eso podría ser responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué quiero conseguir?
- ¿Por qué lo quiero conseguir?
- ¿Cómo lo voy a lograr?
- ¿Quién será responsable de cada actividad?
- ¿Cuánto pienso invertir?
- ¿Cuándo voy a empezar y cuándo espero terminar?
- ¿Dónde me reuniré con mi equipo?
Veamos esto con un poco más de detalles para conocer un poco más sobre los pasos a seguir en la planificación.
1.- Conócete a ti mismo
Puede que este título suene un poco raro y un tanto místico. No obstante, es muy cierto que tenemos más oportunidades de influir en nuestro entorno cuando nos conocemos a nosotros mismos. Incluso, responder todas las preguntas que planteamos anteriormente se responden con mayor facilidad cuando nos conocemos a nosotros mismos.
Conocerse a sí mismo implica muchas cosas y puede que nos tome toda una vida lograrlo. Para efectos de nuestra conversación, puede ayudar mucho el que tomes un tiempo para ti y reflexiones sobre los principios y valores que, o bien ya practicas o bien te gustaría integrar en tu vida diaria.
Quien sea quien eres se verá reflejado en lo que haces. No hay manera de separar nuestro ser de nuestro hacer. De esta manera, una evaluación honesta y sincera de ti mismo te va a ayudar a identificar oportunidades de mejora y te dará luz para conocer qué es lo que quieres alcanzar con tu proyecto.
Un buen punto de partida podría ser leer sobre las virtudes cardinales y teologales y evaluar cómo se manifiestan en tu vida. Para una referencia rápida, compartimos la lista de estas virtudes:
- Prudencia
- Justicia
- Fortaleza
- Templanza
- Fe
- Esperanza
- Caridad
2.- Declara el propósito de tu proyecto
Nuestra mente funciona de formas muy misteriosas. Aunque conocemos bastante sobre su funcionamiento, aún hay muchísimas cosas que no entendemos. Una de ellas es cómo funcionan las palabras en conjunción con nuestros pensamientos.
Por supuesto, hay muchos estudios en relación con esto. Tanto los seguidores de Lacan como los estudiosos de la semiótica se han preocupado por el estudio del lenguaje y su interacción con la mente. De igual manera, muchos neurólogos y antropólogos se han dedicado a su estudio. Hay muchos puntos de vista, pero usualmente se coincide en que las palabras que usamos tienen cierto efecto en la manera como percibimos las situaciones en las que nos encontramos.
Cuando compartimos con alguien más por qué queremos conseguir algo, no solo logramos comunicar nuestras intenciones sino que afirmamos en nosotros mismos la razón por la cual deseamos alcanzar algo y eso nos ayuda a mantener el foco, estar motivados y aumentar nuestra determinación.
3.- Determina las actividades a realizar para alcanzar tu objetivo
Una vez que se tiene claro el destino, es necesario establecer la forma en que pensamos llegar al punto deseado. Uno de los métodos más adecuados para ello consiste en dividir la gran tarea en pequeñas tareas donde una lleve a la siguiente.
Este modo de trabajar es muy útil por varias razones. Primero, nos ayuda a esquematizar todo el proyecto; segundo, nos permite delegar funciones y trabajar coordinadamente con nuestro equipo y, tercero, nos mantiene motivados porque podemos ver el avance que vamos obteniendo en la medida que vamos ejecutando el plan.
4.- Asigna las actividades dentro de tu equipo de trabajo
Conocerte a ti mismo te va a dar la oportunidad de hacer contraste entre tu forma de hacer las cosas y la de los integrantes de tu equipo. Al identificar las fortalezas y oportunidades de mejora de cada uno de ellos, podrás asignar las actividades que mejor aprovechen sus destrezas.
En adición a esto, vas a lograr que todos en el equipo se puedan integrar fácilmente para trabajar de forma simultánea con lo que vas a lograr mayor productividad y un mejor uso del tiempo. También crea oportunidades para la cohesión de los miembros del equipo ya que el ambiente de armonía da una sensación de bienestar que relacionamos con el trabajo y sus participantes.
5.- Establece los recursos a utilizar en tu proyecto
No hay mejor manera de malgastar recursos que iniciar un proyecto sin planificación. Como no hay dirección clara ni hay enfoque de las acciones, cualquier cosa que surja va a recibir atención. Mientras se atiende la más nueva, si se presenta otra, va a ser atendida por considerarse como urgente.
En cambio, cuando hay una línea clara, es fácil tomar decisiones para rechazar lo que se escapa de la planificación y aceptar lo que contribuye a la consecución de los objetivos planteados. En otras palabras, la planificación nos da un criterio para decidir en qué usar los recursos a disposición.
Una de las maneras de realizarlo es estimar cuánto estás dispuesto a invertir en todo el proyecto y luego distribuirlo entre todas las actividades necesarias para completar el proyecto.
6.- Agenda todas las actividades a realizar
Retomando la idea planteada sobre la relación entre el lenguaje y nuestra mente, establecer una fecha de culminación para cada actividad tiene cierto efecto de concomitancia en nosotros, es decir, tenemos presente que debemos realizar algo en cierto período.
Incluso, el hecho de programar las actividades mejora aún más la coordinación entre todos los miembros de un equipo pues permite que cada quien pueda esperar que ciertas acciones estén completadas en cierto momento con lo cual puede ajustar sus tareas en función de las de los demás.
7.- Escoge un lugar común para las reuniones
Somos seres de hábitos. Tan así que le tememos al cambio, especialmente si es brusco. En cambio, estamos más dispuestos cuando tenemos una idea previa de cómo serán las cosas. En vista de ello, crear una rutina para hacer las cosas puede ayudarnos mucho en la coordinación dentro del equipo.
Algo para tener en cuenta, entre tantas cosas, es el lugar de reunión para discutir el avance del proyecto y las dificultades que se han encontrado en el camino. Tener un lugar específico crea hábitos y la disposición mental necesaria para una reunión. No tiene que ser un lugar físico. Lo que importa es la configuración: la misma hora, el mismo medio. Si es por videollamada, sugiérele a tu equipo que tenga un lugar específico de su casa para cuestiones relacionadas con el trabajo.
Seguir todos estos pasos te va a ayudar a estar más organizado y enfocarte en la ejecución de tu proyecto.
¿Planificación exacta o planificación flexible?
Ahora bien, a pesar de la importancia de planificar para tu negocio, no se trata de hacerlo teniendo la planificación como fin en sí mismo. Es decir, no hay que planificar por planificar sino como un medio para lograr la culminación del proyecto.
El fin es lo que quieres lograr y la planificación es uno de los medios. Esto hay que remarcarlo por la situación en la que nos encontramos los seres humanos: no conocemos el futuro. Siguiendo al filósofo, el futuro es un por hacer y no hay manera de que podamos saber hoy cómo actuarán los demás mañana.
Aparte de la imprevisibilidad de las acciones de nuestros pares, están los eventos naturales los cuales no podemos predecir con precisión. Por eso, y otras razones, nuestra vida está llena de incertidumbre.
En vista de ello, parece inútil tratar de prever todo lo que pueda ocurrir. Tiene más sentido si planificamos un protocolo general para tomar decisiones ante emergencias. En otras palabras, tener un criterio amplio de cómo realizar las cosas y que cada quién sea lo suficientemente autónomo como para tomar las decisiones que más se ajusten a su coyuntura.
Ante la dificultad de conocer el futuro, es mucho más productivo y hace más sentido tener una planificación flexible que intentar tener una planificación exacta. Esos esfuerzos tan solo nos van a llevar a malgastar recursos y perder el tiempo.
La planificación y la emergencia
Es curioso que usualmente pensamos en una ambulancia o en un hospital cuando leemos la palabra emergencia. Claro, claro, las ambulancias atienden emergencias y los hospitales tienen una unidad especial que atiende emergencias. Por eso asociamos la palabra de esa manera.
No obstante, no es el único uso. Emergencia es la acción y efecto de emerger. Ahora, emerger tiene que ver con el surgimiento de algo de algún líquido y, por referencia, decimos que algo emerge cuando aparece de repente, tal cual como sería en el caso de que estemos sentados a las orillas de un lago sin saber lo que ocurre debajo en el agua y, de repente, algo aparece.
Es esa idea, la de no saber lo que ocurre y repentinamente algo aparece, se asoció con los hechos imprevistos. Esa es la razón por la cual le llamamos emergencia a lo que ocurre inesperadamente. O sea, decir emergencia sin que se trate de algo que sale de algún líquido, es una metáfora.
En fin, el asunto es que la planificación nos ayuda a estar preparados ante todas estas situaciones imprevistas que podrían alterar el curso habitual de nuestras acciones para el alcance de nuestros objetivos. Un protocolo sencillo y conocido por todos en el equipo de trabajo sirve mucho para encauzar nuevamente los esfuerzos ante situaciones repentinas.
Beneficios de la planificación
Llegados a este punto, seguro que infieres los aportes que trae la planificación a tu negocio y la importancia que tiene. A modo de resumen, vamos a mencionarlos:
- Ayuda a cuestionar quién eres y cuáles son los principios que te guían
- Permite aclarar el propósito de tu negocio
- Incentiva la organización de las actividades necesarias para culminar el proyecto
- Aumenta la interactividad y la coordinación dentro del equipo
- Mejora la administración y asignación de recursos
- Incrementa la productividad del equipo y la armonía dentro de la organización
- Crea hábitos positivos que mejoran la capacidad de respuesta ante imprevistos
Sin duda alguna, planificar es importante y fundamental para lograr el éxito empresarial. Puede parecer pesado hoy, pero dará gusto haberlo hecho cuando alcances lo que te has propuesto.
¡Gracias por leer!
